Utilidade da Informação Financeira Autárquica para as Tomadas de Decisão dos Utilizadores Internos em Portugal
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A necessidade crescente, sentida pelos Governos na prestação de responsabilidades perante os órgãos legislativos e cidadãos em geral, levou a que a informação financeira passasse a assumir um papel preponderante na determinação do nível de responsabilidade e transparência da gestão das entidades públicas. Além disso, os desenvolvimentos mais recentes da Contabilidade Pública, a nível mundial, denotam uma preocupação acrescida pela importância da informação financeira, fornecida pelas entidades públicas, para fins de controlo, de gestão e de tomadas de decisão.
Neste âmbito, a forma e o conteúdo das demonstrações financeiras e orçamentais dos municípios Portugueses sofreram alterações significativas durante os últimos anos. A par das reformas introduzidas noutros países, é implementado, em 1999, na Administração Local portuguesa um novo sistema contabilístico que permite, para além de fornecer informação sobre o cumprimento da legalidade e do controlo orçamental (Contabilidade Orçamental), disponibilizar informação sobre a situação financeira, patrimonial e económica (Contabilidade Patrimonial e Contabilidade de Custos).
Esta investigação estuda a informação divulgada no relato financeiro dos municípios Portugueses, com especial atenção para a utilidade desta para apoio às tomadas de decisão internas. Deste modo, contribui-se para o estudo da utilidade da informação financeira no contexto das decisões municipais que, no caso particular da investigação portuguesa, considerando o atual sistema contabilístico das entidades locais, é, até à data, inexistente.
A investigação desenvolvida enquadra-se teoricamente numa abordagem complementar entre o paradigma dos utilizadores da informação e suas necessidades e as teorias da contingência, institucional e da legitimidade. A consideração destas perspetivas em conjunto permitiu obter uma melhor compreensão acerca das mudanças ocorridas nos sistemas contabilísticos no que respeita ao aumento da utilidade da informação financeira fornecida.
Fundamentalmente, a revisão de literatura efetuada permitiu desenvolver um quadro teórico a partir do qual foram analisadas as principais reformas da Contabilidade Pública, identificados os principais utilizadores da informação financeira e suas necessidades, estudado o papel da informação financeira nas tomadas de decisão; caracterizado o sistema contabilístico existente na Administração Local portuguesa e analisado o relacionamento entre o relato financeiro e as tomadas de decisão nos municípios Portugueses.
No desenvolvimento do estudo empírico, os dados foram recolhidos inicialmente através da aplicação de um inquérito por questionário a todos os municípios Portugueses e, posteriormente, através de um inquérito por entrevistas em cinco municípios. Os inquiridos selecionados foram os decisores internos (políticos e técnicos) municipais responsáveis pela área financeira. Os resultados indicam que, tendo em conta as necessidades dos utilizadores (decisores) da informação produzida pelo sistema contabilístico autárquico vigente em Portugal, o atual modelo de relato financeiro municipal é considerado geralmente adequado para a disponibilização de informação útil para apoio às tomadas de decisão internas. Contudo, há uma tendência para os decisores técnicos atribuírem mais utilidade à informação disponibilizada nos documentos de prestação de contas (individuais e obrigatórios).
Além disso, verificou-se que à informação preparada de acordo com a base de acréscimo é atribuída utilidade elevada para a satisfação das necessidades dos decisores internos. Tal facto revela que os decisores internos demonstram já alguma preferência pela informação económico-financeira baseada no regime do acréscimo face à informação orçamental em base de caixa. Ainda assim, os decisores internos consideram que essa utilidade poderia ser aumentada caso viessem a ser incluídos no atual relato novos tipos de informação, como sejam informação consolidada e informação separada sobre ativos suscetíveis de gerar rendimentos futuros e ativos suscetíveis de gerar um potencial serviço público, ou superados certos desajustamentos existentes, nomeadamente a definição e designação uniforme de indicadores económico-financeiros.
Concluiu-se também que a utilidade/utilização da informação divulgada no relato financeiro municipal para as decisões é afetada por fatores externos e internos organizacionais aos municípios Portugueses, tais como a pressão de organizações profissionais, a pressão de um problema nacional e a falta de conhecimento e formação adequada sobre o sistema de informação contabilística. Verificou-se também que, quanto maior a oportunidade na divulgação da informação financeira, maior será a sua utilidade para as tomadas de decisão internas. Do mesmo modo, o controlo interno assume um papel importante na preparação da informação financeira para as tomadas de decisão internas, verificando-se mesmo uma associação positiva entre este e a utilidade da informação financeira.
Governments around the world have experienced an increasing need for accountability towards legislative bodies and citizens at large. Consequently financial information gained an overriding role while determining the level of responsibility and transparency of public entities management. Additionally, recent developments worldwide in the Public Accounting Sector show an enhanced concern regarding the importance of financial information provided by public entities for the purposes of controlling, managing and decision-making.
Within this context, over the last years, there have been some significant changes in both the format and contents of budgetary and financial statements of Portuguese municipalities. Together with the reforms introduced in other countries, a new accounting system was implemented in the Portuguese Local Administration in 1999. Apart from reporting information on the budget accomplishment and legality (Budgetary Accounting), this system allows to make available information about the financial, patrimonial and economic condition of municipalities.
This research addresses the information disclosed by Portuguese municipalities in their financial reporting, with special attention is given to its usefulness for the purpose of internal decision-making. It is based on the analysis about the information needs and the financial reporting usefulness, namely to support local governments in the decision-making process. Accordingly, it contributes to the study of the financial information usefulness within the context of municipal decisions that, in the Portuguese case and considering the current local government accounting system, is so far non-existent.
The study is theoretically comprised within a complementary approach joining the paradigm of the information users and their needs and the theories of contingency, institutional and of legitimacy. Considering these perspectives all together allowed to get a better understanding of the changes in the accounting systems regarding increasing usefulness of the financial information provided.
Fundamentally, the literature review allowed to develop a theoretical framework that set the ground for the analysis of the main Public Sector reforms, and indentified the main users of financial information and their needs. This theoretical framework was used to study the role of financial information for decision-making and to characterise the Portuguese Local Administration current accounting system, analyzing the relationship between financial reporting and decision-making in Portuguese municipalities.
While developing the empirical study, data were initially collected by applying a questionnaire to all Portuguese municipalities. In a second stage they were gathered from interviews in five municipalities. Both the respondents and the interviewees selected were municipal internal decision-makers (politicians and technicians) responsible for the financial area.
Findings show that, taking into account the users’ (decision-makers) needs for information offered by the local governments accounting system in practice in Portugal, the current financial reporting model is generally considered adequate to make available financial information useful to support internal decision-making. However, there is a trend for technical decision-makers to consider the information disclosed in the financial statements (individual and compulsory) more useful.
Additionally, it was possible to verify that a higher usefulness is given to accrual-based information to satisfy internal decision-makers needs. This reveals internal decision-makers already show some preference for economic-financial accrual-based information compared to budgetary cash-based information. Nevertheless, internal decision-makers consider that usefulness could be improved if new types of information such as consolidated information and separate information between assets generating future economic income and assets generating public service potential would be included in the current financial reporting. Information usefulness could also be raised if certain existent mismatches would be overcome, namely the uniform definition and designation of economic-financial indicators to be included in the financial reporting.
One also concludes that the usefulness of information disclosed in the municipal financial reporting for decision-making in Portuguese municipalities is affected by external and organisational internal factors, such as pressure from professional organizations, pressure from a national problem and the lack of knowledge and adequate training on the accounting information system. Furthermore, the higher the opportunity of financial information disclosure, the greater its usefulness for internal decision-making. Likewise, internal control assumes an important role in preparing financial information for internal decision-making, even showing a positive association with the financial information usefulness.
